אני אוהבת את הרגעים בחיים בהם יש לי הארות לטיפים קטנים שחוסכים זמן ומייעלים את העבודה. בנוסח: "וואלה איך לא חשבתי על זה קודם, כל כך קל ליישם ועושה את העבודה".

באחד ממקומות העבודה שלי בעבר, היו ימים בהם התרוצצתי מפגישה לפגישה, דילגתי בין הקומות כשבידיי המחברת והמחשב שלי (טוב, גם קלמר מתוקתק עם ציוד משרדי בסיסי למקרה הצורך). המון פגישות שמהן הייתי צריכה לבצע משימות או לבקש מאנשים אחרים לבצע משימות. סיכמתי בשקדנות את הפגישות במחברת או ישירות במחשב ואחרי הפגישות, הייתי צריכה לעבור על כל הסיכומים ולאתר את המשימות. בשעה השמינית ליום העבודה אינטנסיבי, היה לי ברור שאני חייבת למצוא דרך מהירה לאתר את כל המשימות בסיכומי הפגישות. אם סיכמתי את הפגישה בכתב ידי, ובכן, בהתחלה זה התחיל קריא המשיך לכתב פחות קריא ובסוף הידרדר למה כתבתי כאן? ועכשיו הייתי צריכה בנוסף, גם לאתר את כל המשימות.

כשאתן מסכמות בפגישת עבודה את המשימות, 2 כוכביות בתחילת ובסוף המשימה (או כל סימן אחר ועקביות), יגרום להן לבלוט בים הסיכום. הארה נוספת הייתה זרחנית עוד יותר – למרקר את הכוכביות. מישהו שאל אותי, ואם יש יותר מאדם אחד שצריך לבצע משימות, מה אז? איך תדעי מי עושה מה? בשביל זה יש מרקרים בצבעים שונים. בתחילת הסיכום כתבתי או הקלדתי במחשב את שם המשתתף/צבע סימון כוכביות המשימות שלו.

עכשיו, אחרי הפגישה כשתעבורנה על הסיכום והמשימות, תוכלנה לאתר בקלות את המשימות ולמי כל אחת מהן שייכת, ולהתחיל לטפל בהן. כן, זה פשוט ויעיל כמו שזה נקרא כי סיכום נכון של פגישת עבודה חוסך לנו זמן, מניע אותנו לפעולה כשאנחנו מתקתקות את החיים.

"פיקס אקשן" הוא בלוג על אדמיניסטרציה תפעול ופיתוח עסקי לעבודה קלה ויעילה עם חיוך והומור, מידע מקצועי, טיפים, רעיונות, סרטונים, מסמכים ולמידה מתמדת. וכדי שיהיה עוד יותר מעניין, מדי פעם מתארחים בבלוג אנשים וחברות עם פוסטים מעניינים.

המיס שמאחוריו היא מושית פוייר. אני חיה אדמיניסטרציה, תפעול ופיתוח עסקי שנים רבות ואוהבת מאוד לפתח וליישם שיטות עבודה ותשתיות תומכות פעילות עסקית, סדר וארגון עם המון הומור, צחוקים וסטייל.

מוזמנות להיכנס לעולם שכולו עבודה יעילה, מהנה ופוריה: fixaction.co.il